Важность письменной культуры
Письменная культура во многих организациях сейчас пребывает в упадке. Мы разучились писать сколько-нибудь объёмные тексты. На это место пришли слайды PowerPoint или обмен короткими фразами в мессенджере. И, конечно, совещания. Когда не удаётся решить вопрос в мессенджере, надо собрать совещание где показать презентацию PowerPoint. Совещание превращается в PowerPoint-караоке: скучающие участники слушают, как докладчик зачитывает то, что написано на слайдах. В результате мы получаем совещания, которые могли бы быть электронными письмом. Участников, которые присутствуют на встрече «на всякий случай». Слушателей, которые не слушают. Переход на удалёнку усугубил эти проблемы: теперь можно выключить камеру и, слушая в пол-уха, заняться параллельно чем-то ещё. Вот почему я вижу формирование письменной культуры основной задачей руководителя.
Вы скажете, что принцип Agile-манифеста гласит: “Непосредственное общение является наиболее практичным и эффективным способом обмена информацией как с самой командой, так и внутри команды”. Начнём с того, что этот принцип появился во времена, когда основным способом общения с командой было техническое задание Чаще всего это были огромные бумажные документы — сотни страниц текста, описывающих что необходимо разработать. И часто они становились единственным каналом обмена информации с командой. Техническое задание было, по сути, способом не общаться с командой. И тогда создатели Agile-манифеста заявили: только непосредственное общение. То ест есть одной крайности — общение только через документацию, они ушли в другую – только непосредственное общение. Я сторонник серединного пути: вместо того, чтобы выбирать только письменные или только устные коммуникации, комбинировать их, чтобы получить лучшее от обоих способов. К тому же у письменных коммуникаций есть неоспоримое преимущество: они могут быть асинхронными, а значит, не требуют непременно собрать всех в одном месте для обсуждения. Я публикую документ к обсуждению, и каждый выберет наиболее подходящее время чтобы его прочитать и прокомментировать. А уж потом, когда мы снимем очевидные вопросы, мы соберёмся вместе, чтобы углубиться в детали или построить план воплощения идей документа в жизнь.
Но есть более важный аргумент в поддержку письменной культуры. Письменная культура — это не только общение. Письменная культура — это прежде всего способ улучшить мышление. В разговоре я могу произнести пустую, но яркую речь, удерживая внимание своей харизмой, но не предлагая никакой сути. В написанном тексте проблемам мышления негде спрятаться — они все на виду. Возьмём, к примеру, внутренний пресс-релиз — инструмент описания новых идей в Amazon. Если я не могу изложить свою идею на одной странице, я сам её ещё недостаточно понимаю. Необходимость записать свои идеи побуждает прояснить своё мышление, запутанное сделать простым, а размытое — чётким. Я работаю над формулировками и структурой, и отсекаю всё лишнее, делая свою идею более понятной. Благодаря этому я не только экономлю время окружающих на прояснение моей идеи, но и улучшаете эту идею.
К тому же отсутствие письменной культуры делает организации более закрытыми. Там, где нет письменной культуры, решения приниматься на совещаниях. Значит чтобы обсудить идею или принять решение мне необходимо получить разрешение собрать вместе необходимых людей. Это создаёт дополнительные препятствия для идей. В организациях с письменной культурой я описываю свою идею и делаю её доступной для всей организации, например, публикую на внутреннем портале. И те, кто в ней заинтересован, могут через инструменты совместной работы комментировать и критиковать эту идею, делая её лучше. Так у идей оказывается больше возможностей быть услышанными. Письменная культура способствует открытости. К тому же документ сохраняет историю обсуждения и принятые решения. Значит при анализе результатов я могу опираться на твёрдые факты, а не мою память (которая, как мы знаем, творчески восстанавливает прошедшие события). Это позволяет лучше учиться на результатах своей работы, сравнивая произошедшее с теми предположениями, которые я записал в начале пути.
Давайте подытожим. Письменная культура способствует открытости. Она помогает прояснить идеи и развивает мышление сотрудников. Она даёт возможность сократить количество совещаний благодаря асинхронным коммуникациям. Когда письменная культура сочетается с непосредственным общением, она позволяет повысить результативность и эффективность совместной работы.
С чего начать развитие письменной культуры? вот несколько идей:
- Все новые проекты начинать с одностраничников в стиле Amazon
- Прежде чем создавать презентацию в 2-3 абзацах описывать историю, которую вы хотите рассказать этой презентацией
- В приглашении на встречу в нескольких предложениях описывать цель встречи и суть обсуждаемых вопросов
Автор фото: Dziana Hasanbekava: https://www.pexels.com/ru-ru/photo/7063767/